合（hé）同里需（xū）要（yào）写明与会（huì）议相关（guān）的（de）各（gè）种事项（xiàng），分清权利和（hé）义（yì）务，从而当（dāng）出现争议（yì）时，法庭将按合同中双方意见一致的条款，按有利的（de）方（fāng）式保（bǎo）护（hù）利益（yì）受损方。

本公司据以往经验，现（xiàn）将一般会议合同的内（nèi）容公布（bù）如下（具体（tǐ）合同双（shuāng）方另议）：

1、房间数目和房间价格：列（liè）明每（měi）晚所需房间数和房（fáng）间价格；
2、免费（fèi）房间：注明（míng）会议组织人员每晚（wǎn）可免费使用的房间（jiān）数；
3、工作间及房（fáng）价：除免费房间外，会议工作人员还可享受优（yōu）惠价格（gé）的（de）房间；
4、套房、贵宾房：本条款需列明具体的房（fáng）间（jiān）要求；
5、房间位置：应列明各个所订房间的具体方位和房间档次；
6、平均房价：是根据各（gè）种类型（xíng）房（fáng）间占（zhàn）相（xiàng）同百分比计算出来的一个调（diào）整后的平均价，适用于各类房间；
7、无转移（yí）条（tiáo）款：即会议举（jǔ）行期间（jiān）如遇酒（jiǔ）店所订房（fáng）间超出实际接待能力时，不得使会议人员（yuán）转（zhuǎn）移其（qí）他酒店；
8、入住及退（tuì）房（fáng）登记：登记情况视酒（jiǔ）店规定而定（dìng）；
9、提前入住和推迟退房: 如果（guǒ）在该问题上的需求与酒店规定有（yǒu）所偏差，则一定要在合同（tóng）中（zhōng）注明；
10、预定取消日期：一（yī）般（bān）规定为预定者在计划使用日期之前30天，这一条双方可（kě）以（yǐ）再协商（shāng）；
11、会议场（chǎng）所要求：如果会议（yì）规模可能出现（xiàn）调整，最好在合同中（zhōng）确定一个调整时间；
12、会议场租（zū）：可以是（shì）一个固定价格也可以（yǐ）根据所订客（kè）房情况协商；
13、24小时租（zū）用：如果是按24小时租用酒店会议室，那么（me）即使24小时之内（nèi）不用会议室，酒店也不得使用；
14、会场变动（dòng）：合同中注明预定（dìng）的会议室，没酒店的事先（xiān）通知和会议方的书面（miàn）同意，已订好的会场不能再（zài）有（yǒu）变（biàn）动；
15、房间定金：合同中（zhōng）必（bì）须注明预付定（dìng）金的具体时间，合同中应要求（qiú）酒店（diàn）在定金预（yù）付日（rì）期到来（lái）时进行提（tí）醒（xǐng）；
16、结账：谁来负（fù）责会议方结账事（shì）宜，谁有权在账单（dān）上签字，有（yǒu）哪些具体事项（xiàng），这些问题必须（xū）在合同（tóng）中（zhōng）说明；
17、餐饮消耗：此（cǐ）条款（kuǎn）规定（dìng）对于因活动（dòng）取（qǔ）消或与会人数不足而（ér）引（yǐn）起的餐饮活动减少，会（huì）议方应给予酒店一定补偿（cháng）；
18、仲裁条款（kuǎn）：如合（hé）同中（zhōng）有仲裁（cái）解决争议的条（tiáo）款，在签订合（hé）同（tóng）前，要先决定会议方是倾（qīng）向使用仲裁（cái）手段还是反（fǎn）对；
19、视（shì）听（tīng）设备租用：明确视听设备的种（zhǒng）类、品牌、数量、租用时间、费（fèi）用；
20、会议（yì）物资运抵（dǐ）酒店：在会议前，会议所用的物资（zī）要运（yùn）到酒（jiǔ）店库房，在合同中（zhōng）应注明库房工作时间（jiān）和酒店政策；
21、电话附加费：尽量与酒店协商，免付电话使用附加费。协商文件应包括（kuò）在合同中；
22、展品的处理（lǐ）：展品（pǐn）运进、运出酒（jiǔ）店时间的规定对费用（yòng）开支有（yǒu）很大（dà）影响，双方应（yīng）进行（háng）协商和讨论（lùn）；
23、最低餐饮消（xiāo）费（fèi）：有些酒店（diàn）的合同上有最低消费这（zhè）一条款，规定（dìng）客人的用餐（cān）花费必须达到某（mǒu）一最（zuì）低金额；
24、安全、防火（huǒ）规定：酒店符合安全和防火（huǒ）的（de）有关规（guī）定（dìng）；
25、残疾人（rén）保障：合同中特（tè）别（bié）列（liè）明酒（jiǔ）店内设施和政策与（yǔ）有（yǒu）关残疾（jí）人保障法是相符的；
26、合同的（de）终止：如（rú）遇第三者（zhě）原因，不可抗力或特（tè）殊（shū）事件的发生，则允许一方提出（chū）终止合同而不受违约（yuē）罚（fá）款；
27、免责：双（shuāng）方应同意，对于一些（xiē）疏忽事件和其他一些（xiē）不影响会议进行和偶（ǒu）然突发事件对方不负（fù）责任；
28、订房确认（rèn）报告：如果不写入合同中，那（nà）么也要在合同中加入订房确认报告这一条款；

备注：保存一份书面合同（tóng）；将所有的（de）回复传真或（huò）信函作为书面承诺归档保存（cún）。